Formu doldurun; uzman eğitmenimiz en kısa sürede sizinle iletişime geçerek ihtiyaçlarınıza özel çözüm sunacaktır.
Profesyonel destek alın.
Toplantı Yönetimi
Toplantı Yönetimi, iş dünyasında ve günlük yaşamda önemli bir yere sahiptir. İletişim, bilgi paylaşımı, karar alma ve problem çözme gibi çeşitli amaçlar için toplantılar yapılır. Ancak, toplantıların verimli geçmesi ve hedeflenen sonuçların alınması için toplantı yönetiminin iyi yapılması gerekir. Toplantı yönetimi, toplantının amacının belirlenmesi, gündeminin oluşturulması, katılımcıların belirlenmesi, toplantının yürütülmesi ve toplantının sonuçlandırılması gibi aşamaları içerir. Bu aşamaların her biri, toplantının verimliliği açısından önemlidir.
Toplantı Yönetimi Temel İlkeleri
Toplantı yönetiminin temel ilkeleri şunlardır:
- Toplantının amacını belirlemek: Toplantının amacını belirlemek, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesi için ilk ve en önemli adımdır. Toplantının amacını belirlemek, toplantının gündeminin oluşturulmasına, katılımcıların belirlenmesine ve toplantının süresinin belirlenmesine yardımcı olur.
- Toplantı gündemini oluşturmak: Toplantı gündemi, toplantının amacına ulaşmak için yapılması gereken konuların bir listesidir. Toplantı gündemini oluşturmak, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantı gündemi, toplantıdan önce katılımcılara dağıtılmalıdır.
- Katılımcı sayısını sınırlandırmak: Katılımcı sayısını sınırlandırmak, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantıya çok fazla katılımcı olması, toplantının kontrolden çıkmasına ve katılımcıların ilgisinin dağılmasına neden olabilir.
- Toplantı süresini belirlemek: Toplantı süresini belirlemek, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantının süresi, toplantının amacına ve gündemine göre belirlenmelidir. Toplantı süresi, toplantıdan önce katılımcılara bildirilmelidir.
- Toplantı yerini belirlemek: Toplantı yerini belirlemek, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantı yeri, katılımcıların rahatça oturup konuşabileceği bir yer olmalıdır.
- Toplantı düzenini belirlemek: Toplantı düzenini belirlemek, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantı düzeni, katılımcıların birbirlerini rahatça görebilecekleri ve konuşabilecekleri bir düzen olmalıdır.
- Toplantıyı yönetmek: Toplantıyı yönetmek, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantıyı yöneten kişi, toplantının amacına ulaşabilmesi için toplantıyı yönlendirmeli ve katılımcıların söz almasını sağlamalıdır.
• • Toplantının sonuçlarını kaydetmek: Toplantının sonuçlarını kaydetmek, toplantının verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlar. Toplantı sonucunda alınan kararlar ve yapılması gerekenler, toplantı notları olarak kayıt altına alınmalıdır.
Toplantı Yönetimi Temel Unsurları
Toplantı yönetiminin temel unsurları, toplantının amacının belirlenmesi, gündemin oluşturulması, toplantının yönetimi, toplantının sonuçlandırılması ve toplantı sonrasında ise raporlama ve bilgilendirme gibi adımları içermektedir. Bu unsurlar, toplantının verimli geçmesini ve belirlenen hedeflere ulaşılmasını sağlamak için önemlidir.
Toplantının Amacı
Her toplantının bir amacı olmalıdır. Toplantının amacı belirlenmeden önce, toplantının neden yapıldığını ve toplantıdan ne elde edilmek istendiğini net olarak belirlemek gerekir. Toplantının amacının net olarak belirlenmesi, toplantının verimli geçmesini ve belirlenen hedeflere ulaşılmasını sağlar.
Toplantının amacını belirlemek için aşağıdaki sorulara cevap verilebilir:
- Toplantı neden yapılıyor?
- Toplantıdan ne elde edilmek isteniyor?
- Toplantıda hangi konular ele alınacak?
- Toplantıda alınan kararlar ne olacak?
Toplantının amacı, toplantının gündemini oluşturmak ve toplantı sırasında yapılacakları planlamak için önemlidir.
TOPLANTI YÖNETİMİ EĞİTİMİ
2 Günlük Eğitim Programı
1. GÜN
Toplantı Temelleri
- Toplantı nedir ve neden önemlidir?
- Etkili ve verimsiz toplantıların özellikleri
- Toplantı türleri ve kullanım alanları
Toplantı Öncesi Hazırlık
- Toplantı amacını belirleme
- Gündem oluşturma teknikleri
- Doğru katılımcıları seçme
- Toplantı daveti ve ön bilgilendirme
Toplantı Yönetimi
- Toplantıyı başlatma ve açılış
- Zamanı etkili kullanma
- Gündeme bağlı kalma stratejileri
- Katılımı artırma teknikleri
İletişim Becerileri
- Aktif dinleme
- Etkili soru sorma teknikleri
- Beden dili ve göz teması
- Açık ve net iletişim
2. GÜN
Zor Durumlarla Başa Çıkma
- Çatışma yönetimi
- Tartışmaları yapıcı hale getirme
- Dominant katılımcılarla çalışma
- Pasif katılımcıları dahil etme
Karar Alma Süreçleri
- Karar alma yöntemleri
- Konsensüs oluşturma
- Oylama teknikleri
- Eylem planı oluşturma
Toplantı Sonrası İşlemler
- Etkili toplantı notları tutma
- Kararları ve aksiyon maddelerini kaydetme
- Takip süreci oluşturma
- Toplantı etkinliğini değerlendirme
Uzaktan Toplantı Yönetimi
- Online toplantı araçlarını etkili kullanma
- Hibrit toplantı yönetimi
- Sanal ortamda katılım sağlama
- Teknik sorunlarla başa çıkma
Uygulama ve Rol Oyunları
- Gerçek senaryolar üzerinde çalışma
- Grup çalışmaları ve simülasyonlar
- Geri bildirim ve değerlendirme
- Bireysel eylem planı oluşturma
Gündem
Toplantının amacı belirlendikten sonra, toplantının gündemi oluşturulmalıdır. Gündem, toplantıda ele alınacak konuların ve sürelerinin yer aldığı bir plandır. Gündem, toplantının amacına uygun olarak hazırlanmalıdır. Gündemde yer alacak konular, katılımcıların ilgisini çekecek ve toplantının verimli geçmesine katkı sağlayacak konular olmalıdır.
Gündem oluştururken aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
- Gündem, toplantının amacına uygun olmalıdır.
- Gündemde yer alacak konular, katılımcıların ilgisini çekecek ve toplantının verimli geçmesine katkı sağlayacak konular olmalıdır.
- Gündemde yer alacak konular, toplantının süresine uygun olmalıdır.
- Gündem, katılımcılara önceden bildirilmelidir.
Toplantının Yönetimi
Toplantının yönetimi, toplantının başından sonuna kadar toplantının sorunsuz ve verimli geçmesini sağlamaktır. Toplantının yöneticisi, toplantının amacını ve gündemini tüm katılımcılara açıkça aktarmalıdır. Toplantı sırasında, katılımcıların söz almasına ve görüşlerini ifade etmesine fırsat verilmelidir. Toplantı sırasında, tartışmaların kontrol altında tutulması ve toplantının amacından sapmaması sağlanmalıdır.
Toplantının yönetimi için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
- Toplantının yöneticisi, toplantının amacını ve gündemini tüm katılımcılara açıkça aktarmalıdır.
- Toplantı yöneticisi, katılımcıların söz almasına ve görüşlerini ifade etmesine fırsat vermelidir.
- Toplantı yöneticisi, tartışmaları kontrol altında tutmalı ve toplantının amacından sapmasını engellemelidir.
- Toplantı yöneticisi, toplantının verimli geçmesini sağlamak için gerekli önlemleri almalıdır.
Toplantının Sonuçlandırılması
Toplantının sonunda, toplantıda alınan kararlar ve yapılması gerekenler özet olarak katılımcılara aktarılmalıdır. Toplantıda alınan kararlar, toplantı notlarında kaydedilmelidir.
Toplantının sonuçlandırılması için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
- Toplantıda alınan kararlar ve yapılması gerekenler, katılımcılara özet olarak aktarılmalıdır.
- Toplantıda alınan kararlar, toplantı notlarında kaydedilmelidir.
Toplantı Sonrası Raporlama ve Bilgilendirme
Toplantıda alınan kararlar ve yapılması gerekenler, toplantıdan sonra ilgili kişilere raporlanmalıdır. Ayrıca, toplantıda alınan kararlar ve yapılması gerekenler, tüm çalışanların bilgilendirilmesi için uygun bir şekilde duyurulmalıdır.
Toplantı sonrası raporlama ve bilgilendirme için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
- Toplantıda alınan kararlar ve yapılması gerekenler, toplantıdan sonra ilgili kişilere raporlanmalıdır.
- Toplantıda alınan kararlar ve yapılması gerekenler, tüm çalışanların bilgilendirilmesi için uygun bir şekilde duyurulmalıdır.
Yalın Model Toplantı Yönetimi
Yalın Model, iş süreçlerinde verimliliği ve etkinliği artırmayı amaçlayan bir yönetim yaklaşımıdır. Yalın Model, toplantı yönetiminde de uygulanabilir.
Yalın Model toplantı yönetiminde aşağıdaki noktalara dikkat edilir:
- Toplantılar, sadece gerekli durumlarda yapılır.
- Toplantıların amacı ve hedefleri açıkça belirlenir.
- Katılımcılar, toplantının amacına ve hedeflerine uygun olarak seçilir.
- Toplantı gündemi, toplantının amacına ve hedeflerine uygun olarak hazırlanır.
- Toplantı yeri ve zamanı katılımcıların müsait oldukları şekilde belirlenir.
- Toplantı sırasında, katılımcılara toplantının amacı ve hedefleri hatırlatılır.
- Toplantı gündemine göre ilerlenir.
- Katılımcıların görüşleri dinlenilir ve fikir birliğine varılmaya çalışılır.
- Toplantı sonunda, alınan kararlar ve yapılması gerekenler belirlenir.
- Toplantı notları katılımcılarla paylaşılır.
- Toplantı sonuçlarının uygulamaya geçirilmesi için gerekli adımlar atılır.
Yalın Model toplantı yönetimi, toplantıların verimliliğini ve etkinliğini artırmaya yardımcı olur. Bu sayede, toplantıların zaman ve kaynak kaybına neden olması önlenir.
Yalın Model Toplantı Yönetimi Eğitimi, kurumların toplantı süreçlerini etkin ve verimli bir şekilde yönetmelerini sağlayan kapsamlı bir programdır. Eğitimimiz; toplantı öncesi planlama, gündem hazırlama, zaman yönetimi, etkili iletişim teknikleri, karar alma süreçleri, çatışma yönetimi, toplantı protokolü, dijital araçların kullanımı ve toplantı sonrası takip süreçlerini içermektedir. Ayrıca hibrit ve online toplantı yönetimi konularında da katılımcılarımızı donatmaktayız.
Standart Toplantı Yönetimi Eğitimimiz 2 gün (16 saat) sürmektedir. Ancak kurumunuzun ihtiyaçlarına göre 1 günlük yoğunlaştırılmış veya 3 günlük detaylı programlar da sunabilmekteyiz. Eğitim, yüz yüze (şirket içi veya açık kayıt), online canlı (Zoom/Teams) veya hibrit format olarak düzenlenebilir. Modüler yapısı sayesinde, kurumunuzun önceliklerine göre özelleştirilebilir.
Eğitimimiz, orta ve üst düzey yöneticiler, proje yöneticileri, ekip liderleri, toplantı organizatörleri, sekreterler, asistanlar ve sık sık toplantı yöneten tüm profesyoneller için tasarlanmıştır. Ayrıca, kurumsal iletişim ve operasyon süreçlerini geliştirmek isteyen departman sorumlularına da büyük fayda sağlamaktadır. Tüm kademelerde toplantı verimliliğini artırmak isteyen herkes katılabilir.
Yalın Model olarak, alanında uzman, en az 10 yıl kurumsal deneyime sahip ve uluslararası sertifikalı eğitmenlerle çalışmaktayız. Eğitmenlerimiz, yöneticilik yapmış, büyük ölçekli toplantılar düzenlemiş ve liderlik konusunda kanıtlanmış başarıları olan profesyonellerdir. Interaktif eğitim metodolojileri ve gerçek hayat senaryolarıyla, katılımcılarımıza pratik ve uygulanabilir bilgiler sunmaktadırlar.
Her iki format da avantajlara sahiptir. Şirket içi eğitimler, kurumunuzun özel ihtiyaçlarına göre özelleştirilebilir, aynı ekipten katılımcıların birlikte öğrenmesini sağlar ve şirket içi örnekler üzerinden çalışma imkanı sunar. Açık eğitimler ise farklı sektörlerden katılımcılarla networking fırsatı, daha ekonomik maliyet ve esnek tarih seçenekleri sunar. Yalın Model olarak, ihtiyaç analizinizi yaparak size en uygun formatı önermekteyiz.
Evet, eğitimi başarıyla tamamlayan tüm katılımcılara Yalın Model imzalı “Toplantı Yönetimi Eğitimi Katılım Sertifikası” verilmektedir. Sertifikamız, katılımcının konuya dair temel yetkinlikleri edindiğini gösterir ve profesyonel gelişim dosyasında kullanılabilir. Ek olarak, dijital rozet sistemi ile LinkedIn profillerinizde paylaşabileceğiniz bir onaylama da sağlanmaktadır.
Açık eğitimlerimizde minimum 8, maksimum 16 katılımcı ile çalışmaktayız. Şirket içi eğitimlerde ise ideal grup büyüklüğü 12-20 kişidir. Ancak 30 kişiye kadar olan gruplar için de düzenleme yapabilmekteyiz. Daha büyük gruplarda etkileşimi ve öğrenme kalitesini korumak için iki eğitmen ile veya aynı eğitimin birden fazla oturumda verilmesini öneriyoruz.
Yalın Model olarak “learning by doing” felsefesini benimsiyoruz. Eğitimlerimizde %30 teori, %70 uygulama oranını hedeflemekteyiz. Rol yapma çalışmaları, gerçek toplantı simülasyonları, vaka analizleri, grup tartışmaları ve interaktif workshoplar ile katılımcılarımızın öğrendiklerini anında uygulamalarını sağlıyoruz. Ayrıca, her katılımcıya kişiselleştirilmiş geri bildirim sunarak bireysel gelişim planları oluşturuyoruz.
Eğitimden maksimum verim alabilmek için katılımcılara eğitimden 1 hafta önce ön çalışma materyalleri ve bir kısa anket gönderilmektedir. Bu anket, mevcut toplantı alışkanlıkları ve gelişim alanlarını belirlememize yardımcı olur. Ayrıca, öğrenme hedeflerini içeren bir ön bilgilendirme dokümanı paylaşılır. Özel bir teknik hazırlık gerekmemektedir, ancak şirketinizde kullandığınız toplantı formatları hakkında bilgi paylaşımı eğitimin özelleştirilmesine katkı sağlar.
Kesinlikle! Yalın Model olarak sürdürülebilir öğrenmeye inanıyoruz. Eğitim sonrası 3 ay boyunca online mentorluk desteği, sorularınıza e-posta ve telefon ile yanıt, aylık online takip toplantıları (isteğe bağlı) sağlamaktayız. Ek olarak, katılımcılarımızın oluşturduğu WhatsApp/Teams gruplarında peer-to-peer öğrenmeyi destekliyoruz. Gerektiğinde sahada mentorluk ve koçluk hizmetleri de sunabiliyoruz.
Evet, doğru araçlar ve metodoloji kullanıldığında online eğitimler son derece etkilidir. Yalın Model, interaktif platformlar (Zoom, Teams), dijital whiteboard’lar (Miro, Mural), teknikleri kullanarak katılımcı bağlılığını en üst seviyede tutmaktadır. Online formatın esneklik, maliyet avantajı ve kayıt imkanı gibi ek faydaları da bulunmaktadır. Eğitimlerimizde %95 üzeri katılımcı memnuniyeti oranına ulaşmaktayız.
Evet, bu bizim en güçlü yönlerimizden biridir. Yalın Model, her kurumun benzersiz ihtiyaçlarını anlamak için eğitim öncesi detaylı bir ihtiyaç analizi yapar. Şirketinizin sektörü, kurumsal kültürü, mevcut toplantı yapıları ve hedefleri doğrultusunda eğitim içeriğini tamamen özelleştirebiliriz. Sizin gerçek toplantı senaryolarınız, gündem şablonlarınız ve iç süreçleriniz üzerinden çalışarak, doğrudan uygulanabilir çözümler sunabiliriz.
Eğitim sonrasında kurumlarda ortalama %40 toplantı sürelerinde azalma, %60 karar alma hızında artış, %50 toplantı maliyetlerinde düşüş ve %70 çalışan memnuniyetinde artış gözlemlenmiştir. Ayrıca, gereksiz toplantıların azalması, net aksiyon planları oluşturulması, zamanın daha verimli kullanılması ve ekip içi iletişimin güçlenmesi gibi nitel faydalar da sağlanmaktadır. ROI analizimiz, yatırımın ortalama 3-6 ay içinde geri döndüğünü göstermektedir.
Yalın Model, finans, teknoloji, üretim, sağlık, perakende, enerji, inşaat, danışmanlık, eğitim ve kamu sektörü dahil olmak üzere tüm sektörlere hizmet vermektedir. 200+ kurumsal müşterimiz arasında hem KOBİ’ler hem de çok uluslu şirketler bulunmaktadır. Sektörel farklılıkları göz önünde bulundurarak, her kurumun kendine özgü toplantı dinamiklerini anlayıp buna uygun çözümler geliştiriyoruz.
Kirkpatrick Değerlendirme Modeli’ni kullanarak 4 seviyede ölçüm yapmaktayız: 1) Tepki seviyesi – eğitim sonrası anında memnuniyet anketi, 2) Öğrenme seviyesi – eğitim içinde ön test ve son test, 3) Davranış seviyesi – 30-60-90 gün sonrası davranış değişikliği anketi ve gözlem, 4) Sonuç seviyesi – ROI hesaplaması ve KPI’larda iyileşme takibi. Detaylı raporlama ile kurumunuza somut sonuçları sunuyoruz.
Eğitimlerimiz öncelikli olarak Türkçe dilinde verilmektedir.
Evet, pandemi sonrası iş dünyasının yeni normu haline gelen hibrit toplantılar için özel bir modül geliştirdik. Bu modülde; hibrit toplantı teknolojileri, online ve yüz yüze katılımcılar arası etkileşimin sağlanması, dijital araçların entegre kullanımı, engagement teknikleri, teknik sorun yönetimi ve hibrit toplantı protokolü gibi konular detaylı olarak işlenmektedir. Gerçek hibrit ortamda simülasyon çalışmaları yapılmaktadır..
Bizimle iletişime geçmek için birden fazla kanalımız bulunmaktadır. Web sitemizden (www.yalinmodel.com) online teklif formu doldurabilir, info@yalinmodel.com adresine e-posta gönderebilirsiniz. Kurumsal Eğitim Danışmanlarımız, sizinle en kısa sürede iletişime geçerek ihtiyaç analizinizi yapacak ve size özel bir teklif sunacaktır. İlk görüşme ve danışmanlık hizmetimiz ücretsizdir.
